Wersja 0.3, 26 października 2026 r. Niniejsza polska wersja jest wiążąca.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta między restauracją, która zaakceptowała Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną ResTable („Administrator”), a Tomaszem Rusinem, prowadzącym działalność pod nazwą „ResTable”, ul. Ozimska 47, 45-057 Opole, Polska („ResTable”, „Podmiot przetwarzający”).

Niniejsza umowa stanowi część Regulaminu i jest akceptowana razem z nim. Określa, w jaki sposób ResTable przetwarza dane osobowe w imieniu restauracji, zgodnie z wymogami art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Role

1.1 Restauracja decyduje o tym, dlaczego i w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe jej gości i osób dzwoniących. Jest administratorem. ResTable przetwarza te dane wyłącznie w imieniu restauracji, jako jej podmiot przetwarzający.

1.2 Niektóre przetwarzanie leży w odpowiedzialności samego ResTable i nie jest objęte niniejszą umową: konta użytkowników restauracji i loginy personelu, strona internetowa ResTable i rejestracja oraz ochrona przed botami i nadużyciami, która wykorzystuje wyłącznie zahaszowane sygnały. Przetwarzanie to opisuje Polityka prywatności ResTable.

2. Przedmiot i czas trwania

2.1 ResTable przetwarza dane osobowe w celu świadczenia usługi ResTable opisanej w Regulaminie: rezerwacji online, panelu operatora, wiadomości do gości i asystenta telefonicznego opartego na sztucznej inteligencji.

2.2 Umowa obowiązuje tak długo, jak Regulamin, a po jego zakończeniu — tak długo, jak ResTable nadal przechowuje dane restauracji na podstawie § 11.

3. Co ResTable może robić z danymi

3.1 ResTable przetwarza dane restauracji wyłącznie po to, aby służyć tej restauracji. Oznacza to:

• (a) przyjmowanie, zmienianie i anulowanie rezerwacji za pośrednictwem widżetu, panelu i asystenta telefonicznego;
• (b) odbieranie telefonów restauracji przez asystenta opartego na sztucznej inteligencji: zamianę mowy dzwoniącego na tekst, rozumienie jej, udzielanie odpowiedzi oraz przełączanie rozmowy do personelu, jeśli tak skonfigurowano;
• (c) wysyłanie gościowi potwierdzeń, przypomnień i wiadomości ustawionych przez restaurację;
• (d) pokazywanie restauracji jej rezerwacji, gości, wiadomości i rozmów, w tym transkrypcji i podsumowań;
• (e) sprawdzanie jakości rozmów restauracji, w tym zautomatyzowane kontrole wykonywane przez model językowy, w celu znajdowania i naprawiania błędów popełnionych przez asystenta;
• (f) wsparcie, o które prosi restauracja, oraz badanie usterek;
• (g) zapewnianie bezpieczeństwa, kopii zapasowych i dostępności danych;
• (h) usuwanie i anonimizowanie danych zgodnie z harmonogramem w Załączniku 3.

3.2 Zanonimizowane przypadki testowe. Aby naprawić usterkę stwierdzoną w jednej z rozmów restauracji, ResTable może na jej podstawie napisać zanonimizowany scenariusz testowy, na przykład parafrazę tego, o co zapytał dzwoniący. Taki scenariusz nie zawiera imienia i nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail, głosu ani żadnych innych szczegółów, które mogłyby identyfikować osobę, i może pozostać w oprogramowaniu ResTable po usunięciu oryginalnej rozmowy. Jego stworzenie jest przetwarzaniem w imieniu restauracji. Po zanonimizowaniu scenariusz przestaje być danymi osobowymi.

3.3 ResTable nie:

• wykorzystuje danych restauracji do obsługi żadnej innej restauracji;
• łączy ich z danymi innych restauracji w celu tworzenia profili gości;
• trenuje ani nie dostraja na nich modeli sztucznej inteligencji;
• sprzedaje ich ani nie wykorzystuje do reklamy.

Zagregowane statystyki niezawierające danych osobowych (na przykład liczba odebranych rozmów w całej platformie) nie są objęte tym ograniczeniem.

3.4 Kategorie osób, których dane dotyczą, oraz kategorie danych osobowych wymienia Załącznik 1.

4. Polecenia

4.1 ResTable działa wyłącznie na udokumentowane polecenie restauracji. Są nimi: niniejsza umowa, Regulamin, ustawienia wybrane przez restaurację w panelu oraz wszystko inne, co restauracja przekaże ResTable na piśmie (wystarczy e-mail). Obejmują one polecenie przekazywania danych wymienionym dalszym podmiotom przetwarzającym spoza EOG z zachowaniem zabezpieczeń opisanych w § 13.

4.2 Jeżeli ResTable uzna, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, poinformuje o tym restaurację i może wstrzymać jego wykonanie do czasu, aż restauracja je potwierdzi lub zmieni.

4.3 Jeżeli prawo Unii lub państwa członkowskiego wymaga od ResTable przetwarzania danych w inny sposób, ResTable poinformuje o tym wcześniej restaurację, chyba że ten przepis tego zabrania.

5. Poufność

Każda osoba w ResTable, która ma dostęp do danych restauracji, jest zobowiązana do zachowania poufności na podstawie umowy lub przepisów prawa i ma dostęp tylko w zakresie, jakiego wymaga jej praca.

6. Bezpieczeństwo

6.1 ResTable stosuje środki techniczne i organizacyjne wymienione w Załączniku 2. Uwzględniają one stan wiedzy technicznej, koszt oraz ryzyko dla gości i osób dzwoniących.

6.2 ResTable może z czasem ulepszać te środki, o ile poziom ochrony nie ulega obniżeniu.

7. Dalsze podmioty przetwarzające

7.1 Restauracja udziela ogólnej zgody na korzystanie przez ResTable z dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista jest opublikowana pod adresem https://restable.net/pl/legal/subprocessors i stanowi część niniejszej umowy.

7.2 ResTable ogłasza każdy nowy lub zastępujący dalszy podmiot przetwarzający co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem przez niego przetwarzania, pocztą elektroniczną do właściciela konta restauracji oraz na opublikowanej liście.

7.3 Restauracja może w ciągu 14 dni od ogłoszenia zgłosić sprzeciw, podając powody. Jeżeli sprzeciw jest uzasadniony, a strony nie uzgodnią rozwiązania, restauracja może wypowiedzieć Regulamin przed wejściem zmiany w życie.

7.4 ResTable nakłada na każdy dalszy podmiot przetwarzający takie same obowiązki w zakresie ochrony danych, jakie niniejsza umowa nakłada na ResTable. ResTable pozostaje wobec restauracji odpowiedzialny za działania swoich dalszych podmiotów przetwarzających.

8. Pomoc w realizacji praw gości

8.1 Goście i osoby dzwoniące wykonują swoje prawa (dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu) wobec restauracji. Panel pozwala restauracji:

• wyszukać gościa;
• wyeksportować jego dane;
• sprostować je;
• usunąć je.

8.2 Jeżeli panel czegoś nie umożliwia, na przykład usunięcia osoby dzwoniącej, która nigdy nie stała się rekordem gościa, ResTable wykona to na pisemny wniosek restauracji w ciągu 10 dni roboczych.

8.3 Jeżeli gość skontaktuje się bezpośrednio z ResTable, ResTable niezwłocznie przekaże żądanie restauracji i nie odpowie na nie samodzielnie, chyba że restauracja o to poprosi.

9. Naruszenia ochrony danych osobowych

9.1 ResTable powiadomi restaurację bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia dotyczącego danych restauracji.

9.2 Zgłoszenie opisze, w zakresie znanym w danym momencie:

• co się stało;
• kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, których to dotyczy;
• prawdopodobne konsekwencje;
• co ResTable zrobił lub proponuje zrobić.

Wskaże też osobę kontaktową. Informacje nieznane w danym momencie zostaną przekazane, gdy tylko będą znane.

9.3 ResTable pomoże restauracji wywiązać się z jej własnych obowiązków zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu oraz zawiadomienia osób, których dotyczy.

10. Inna pomoc

ResTable przekaże restauracji informacje, których ta może rozsądnie potrzebować do oceny skutków dla ochrony danych lub do konsultacji z organem nadzorczym w sprawie usługi.

11. Usunięcie i zwrot danych

11.1 W czasie trwania umowy ResTable usuwa lub anonimizuje dane zgodnie z harmonogramem w Załączniku 3. Restauracja może wybrać krótsze okresy, jeżeli panel to umożliwia.

11.2 Po zakończeniu umowy restauracja może przez 30 dni pobrać eksport swoich danych w powszechnym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (JSON i CSV). Po upływie tych 30 dni ResTable usuwa dane restauracji, chyba że prawo zobowiązuje ResTable do zachowania ich części. To, co zostaje zachowane, jest wykorzystywane wyłącznie do tego celu prawnego.

11.3 Dane w kopiach zapasowych są nadpisywane w miarę rotacji kopii, w ciągu około 35 dni od usunięcia. Do tego czasu kopie zapasowe są szyfrowane i wykorzystywane wyłącznie do przywrócenia usługi po awarii. Jeżeli kopia zapasowa zostanie kiedykolwiek przywrócona, ResTable ponownie stosuje wszystkie usunięcia dokonane od chwili jej wykonania.

12. Audyty

12.1 ResTable udostępni informacje niezbędne do wykazania, że wywiązuje się z niniejszej umowy:

• niniejszą umowę i jej załączniki;
• listę dalszych podmiotów przetwarzających;
• na żądanie — pisemny opis swoich środków.

12.2 Restauracja lub wyznaczony przez nią audytor, związany obowiązkiem poufności, może raz w roku przeprowadzić audyt zgodności ResTable. Musi zawiadomić o tym z wyprzedzeniem 30 dni, a audyt musi odbyć się w godzinach pracy i bez zakłócania usługi. Restauracja ponosi własne koszty. Częstsze audyty są dopuszczalne po naruszeniu ochrony danych lub na polecenie organu nadzorczego.

13. Przekazywanie poza UE i EOG

ResTable hostuje usługę w Niemczech, a pliki i kopie zapasowe przechowuje w UE. Niektóre dalsze podmioty przetwarzające mają siedzibę w państwach spoza EOG lub mogą mieć dostęp do danych z tych państw (zob. lista dalszych podmiotów przetwarzających). Takie przekazanie następuje wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczenia na podstawie rozdziału V RODO: decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, takiej jak ramy ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) dla certyfikowanych podmiotów, lub standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.

14. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność na podstawie niniejszej umowy wynika z Regulaminu, § 12. Nie ogranicza to art. 82 RODO.

15. Postanowienia końcowe

15.1 Jeżeli niniejsza umowa i Regulamin są sprzeczne w zakresie ochrony danych, pierwszeństwo ma niniejsza umowa.

15.2 Zmiany niniejszej umowy następują w trybie zmiany przewidzianym w Regulaminie, § 15.

15.3 Do niniejszej umowy stosuje się to samo prawo, co do Regulaminu.